Datenschutzerklärung

nach Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (EU-DSGVO)

Gemäß Art. 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in diesen Artikeln genannten Informationen bereitzustellen. Dieser Pflicht kommt diese Datenschutzinformation nach.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit. a) DSGVO

Freundeskreis und Förderverein Hermann-Ehlers-Kolleg e.V.
vertreten durch den Vorstand
Willy-Andreas-Allee 1
76131 Karlsruhe
E-Mail: freunde(a t)hermann-ehlers-kolleg.de

Datenschutzbeauftragter

Der Freundeskreis und Förderverein Hermann-Ehlers-Kolleg e.V. hat keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, da hierzu nach Art. 37 ff DSGVO und § 38 BDSG keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist in der Regel nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
  • Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben (Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO);
  • die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO);
  • die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt (Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO);
  • die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt (Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO).

Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

  • Zum Zwecke der Betreibung der Website erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser nach den von Ihnen vorgenommenen Einstellungen an unseren Server übermittelt (Server Log Files). Zur Ansicht unserer Website erheben wir die Daten, die hierfür und zur Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit technisch erforderlich sind gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. F DS-GVO:
    • IP-Adresse
    • Datum und Uhrzeit der Anfrage
    • Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
    • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
    • Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
    • jeweils übertragene Datenmenge
    • Website, von der die Anforderung kommt
    • Browser und Betriebssystem
    Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden. Die Daten werden nach drei Monaten gelöscht.
  • Zum Zwecke der Mitgliederverwaltung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
    • Name
    • Anschrift (dienstlich/privat)
    • ggfs. Telefon-/Faxnummer
    • ggfs. Geburtstag
    • ggfs. Einzugs- und Auszugsdatum in/aus dem Hermann-Ehlers-Kolleg
    • E-Mail-Adresse
    • Beitragsmodell
    • Bank
    • Eintritts-/Austrittsdatum
  • Zum Zwecke der Verwaltung von freien (nicht zweckgebundenen) Spenden werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
    • Name des Spenders
    • Anschrift des Spenders
    • ggfs. Telefon-/Faxnummer, E-Mail-Adresse des Spenders
    • Bankverbindung des Spenders
  • Zum Zwecke der Verwaltung von zweckgebundenen Spenden (Zweckspenden) werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
    • Name des Spenders
    • Anschrift des Spenders
    • ggfs. Telefon-/Faxnummer, E-Mail-Adresse des Spenders
    • Bankverbindung des Spenders
    • Name des Empfängers der Zweckspende
    • Adresse des Empfängers der Zweckspende
  • Zum Zwecke der Verwaltung von Zuschüssen des Freundeskreises und Fördervereins Hermann-Ehlers-Kolleg e.V. werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
    • Name des Leistungsempfängers
    • Anschrift des Leistungsempfängers
    • ggfs. Telefon-/Faxnummer, E-Mail-Adresse des Leistungsempfängers
    • Bankverbindung des Leistungsempfängers
  • Zum Zwecke der Abwicklung vertraglicher Verpflichtungen mit sonstigen Geschäftspartnern werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
    • Name
    • Anschrift
    • ggfs. Telefon-/Faxnummer, E-Mail-Adresse
    • Bankverbindung

Empfänger der personenbezogenen Daten

Zur Verarbeitung der Daten greifen wir auf Drittanbieter zurück, mit denen wir ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen haben. Diese operieren nach dem europäischen Datenschutzgesetz. Insbesondere werden Daten zum Zwecke der Mitgliederverwaltung von einer online Vereinsverwaltungssoftware verarbeitet. Unsere Website wird von einem Webhoster betrieben, der ebenfalls in unserem Auftrag Daten verarbeitet. Darüber hinaus verarbeitet unser Geldinstitut die notwendigen Daten für den Zahlungsverkehr.

Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre gespeichert und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt. Die personenbezogenen Daten zum Zwecke der Verwaltung von freien Spenden, zweckgebundenen Spenden sowie Zuschüssen und zum Zwecke der Abwicklung vertraglicher Verpflichtungen mit sonstigen Geschäftspartnern werden bis zum Ablauf der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, in der Regel zehn Jahre nach vollständiger Abwicklung des Vertragsverhältnisses, gespeichert. In der Zeit zwischen vollständiger Abwicklung des Vertragsverhältnisses und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt. Personenbezogene Daten werden gelöscht, wenn
  • sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind,
  • die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt,
  • die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden,
  • wenn die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.
Personenbezogene Daten können nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zum Zwecke der Vereinschronik im Vereinsarchiv aufbewahrt werden.

Betroffenenrechte

Dem Vereinsmitglied steht das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zu. Das Vereinsmitglied hat das Recht, seine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Dem Vereinsmitglied steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).